Principales responsabilités:

●Gérer les agendas de la Direction, prioriser et arbitrer les demandes, organiser les rendez-vous internes/externes.
●Planifier les déplacements (vols, hôtels, transferts), optimiser itinéraires et coûts, préparer les dossiers de voyage.
●Préparer et suivre les réunions : ordre du jour, collecte des documents, prise de notes, diffusion des comptes rendus et suivi des actions.
●Planifier et coordonner les meetings prospects/clients, gérer la logistique et assurer les relances.
●Mettre à jour et suivre le CRM avec rigueur (contacts, opportunités, étapes, actions).
●Gérer la boîte mail générale et les appels, filtrer/prioriser et maintenir une communication claire avec les parties prenantes.
●Assister sur le suivi fournisseurs (devis, contrats, commandes, factures, paiements).
●Contribuer à l’amélioration continue des processus internes et de la documentation (SOP, référentiels).
●Rédiger et gérer les documents contractuels et administratifs (contrats, avenants, NDA, factures, bons de commande, RIB).
●Préparer et suivre les éléments RH et financiers (dossiers du personnel, absences, pré-saisie paie, justificatifs de dépenses).

Exigences:

●2 à 5 ans d’expérience en assistanat de direction, office management, PMO ou coordination.
●Une expérience en entreprise tech ou environnement sales/CRM est un atout.
●Une expérience de coordination à distance/multi-pays constitue un plus.
●Excellente maîtrise des outils Microsoft (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
●Aisance avec les outils CRM et la gestion de données.
●Maîtrise des méthodes d’optimisation d’agenda, de prise de notes et de rédaction de comptes rendus actionnables.
●Solides compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais.
●Organisation, gestion des priorités et sens du service.
●Rigueur, proactivité, autonomie et discrétion/confidentialité.
●Esprit d’équipe, fiabilité et orientation résultats.
●Capacité à travailler dans un environnement exigeant, en présentiel comme à distance.