Guide de collaboration avec ton nouvel employé à distance (Madagascar ou Kenya)

Bienvenue dans cette nouvelle aventure ! Tu viens d'embaucher un employé à distance via FrancoStaffing / Externalize.com. Ce guide te permettra d'assurer une intégration efficace et une collaboration fluide.

✅ 0. Premier appel de démarrage

Si ce n'est pas déjà fait, notre équipe organisera un appel de kick-off entre toi, ton équipe et ton nouvel employé. Ce moment est clé pour poser les bases d'une collaboration claire et humaine.

Un compte a été créé pour vous. Utilisez la fonction "mot de passe oublié" pour accéder à notre portail client à https://francostaffing.com/friends. Vous y trouverez l'archive de toutes les factures passées ainsi que les heures travaillées par projet par votre employé.

📆 1. Organisation du travail

• Définis un horaire clair : Idéalement aligné avec tes heures de bureau.

• Fournis les accès aux outils de travail (ex : Google Workspace, CRM, Slack, etc.).

• Décris les tâches récurrentes : Indique-les dans un agenda partagé si possible. Nous suggérons de mettre les tâches récurrentes directement dans son calendrier à des heures bien précises pour vous assurer que les choses qui doivent impérativement être faites, le sont bien selon l'horaire que vous voulez.

• Utilise un outil de suivi (ex : ClickUp, Trello, Notion, etc.) pour les projets ou livrables.

🤝 2. Communication et feedback

• Fais un appel quotidien de 10-15 min le matin si possible. C'est très apprécié. Chez nous, c'est un appel de groupe sous forme de scrum qui inclut toute l'équipe. Ça permet de construire un sentiment d'appartenance et de régler les problèmes aussitôt qu'il y en a un qui survient.

• Exprime-toi clairement et avec bienveillance : donne des exemples concrets.

• Valorise publiquement, corrige en privé.

• Demande régulièrement : "Y a-t-il quelque chose que tu ne comprends pas ou que tu aimerais faire autrement ?"

🌐 3. Comprendre le contexte culturel

	Madagascar	Kenya
Communication	Plutôt indirecte, évite les conflits	Plus directe et assertive
Difficultés exprimées	Rarement spontanées	Plus franches
Rapport à la hiérarchie	Formelle et respectueuse	Collaboratif mais respectueux

Conseils pratiques :

• Encourage à poser des questions sans crainte.

• Clarifie les attentes souvent.

• Valide la compréhension avec des questions du type : "Peux-tu me redire ce qu'on vient de se dire ?"

• Explique-lui que tu veux son opinion. Les africains ne sont pas habitués à donner leur opinion au travail. En Amérique et en Europe, on travaille beaucoup en équipe et on veut l'initiative et l'opinion de chacuns.

🎓 4. Gestion des congés

Chez FrancoStaffing / Externalize.com, les employés ne s'attendent pas à recevoir des congés payés automatiquement. Environ 50 % de nos clients ne paient pas les jours de congé à leurs employés à distance.

Tu as donc le choix :

• Faire travailler ton employé 100 % des jours de semaine.

• Lui accorder des congés selon ton calendrier de jours fériés (ou celui de son pays).

Comment gérer les congés ?

• Congé non payé : L'employé n'entre tout simplement aucune heure ce jour-là dans notre outil de gestion du temps. Tu reçois alors automatiquement un crédit sur ta facture du jeudi suivant.

• Congé payé : L'employé entre une journée normale d'heures travaillées, mais indique "Congé payé" dans le champ de description. Il sera ainsi payé pour cette journée.

Tu peux bien sûr combiner les deux approches selon tes besoins.

🛋️ 5. Outils recommandés et soutien logistique

• VPN : Si tu veux que ton employé travaille sous VPN, on recommande NordVPN à quelques dollars par mois.

• Appels et enregistrements : Si ton employé doit appeler des clients, AirCall est une bonne option.

• Internet : Si la connexion est instable, on peut t'aider à installer Starlink localement.

• Équipement : Un 2e écran coûte environ 150 $. On peut t'aider à acheter ce qu'il faut sans commission.

• Batterie / Énergie :

  • Batterie simple : 300 $

  • Batterie UPS (sans interruption) : 700 $

  • Générateur : 1200 $

⚠️ La plupart des employés ont déjà une batterie de base.

🔒 6. Sécurité et protection

Nous avons une assurance cybernétique qui couvre de 500 000 $ jusqu'à 1 000 000 $ dans les cas suivants :

• Fraude de transfert de fonds

• Manipulation de factures

• Vols de fonds (personnels, de clients, d'entreprise)

• Extorsion, piratage

• Responsabilité vie privée et sécurité réseau

• Propriété intellectuelle

• Amendes, enquêtes, dédommagements

En cas de doute, contacte-nous rapidement.

📅 7. Suivi et encadrement

• Rends les tâches récurrentes visibles dans un agenda partagé. Nous suggérons de mettre les tâches récurrentes directement dans son calendrier à des heures bien précises pour vous assurer que les choses qui doivent impérativement être faites, le sont bien selon l'horaire que vous voulez.

• Inclue ton employé dans :

  • Clavardages d'équipe

  • Groupes Slack/Teams

  • Vidéos hebdo ou quotidiennes

  • Emailing interne

🙏 8. Accompagnement de notre équipe

Les premières semaines, on fait un appel hebdomadaire avec toi pour :

• Définir des objectifs clairs

• Mettre en place des "non-négociables"

• Débloquer les incompréhensions

Et si jamais tu rencontres un blocage, notre équipe est toujours disponible pour t'épauler.

✉️ Contact

Tu as une question ou un doute ?
Nous sommes là pour toi.

• ✉️ adrien@externalize.com

Merci de faire confiance à notre équipe et de fournir un emploi digne aux africains. On est fiers de participer à la croissance de ton entreprise avec des talents exceptionnels d'ailleurs dans le monde.